Vous désirez organiser une manifestation, un défilé, un concert ou une exposition sur la voie publique ? Vous devez alors penser à accomplir un certain nombre de formalités administratives au risque de voir votre activité tournée court le jour J.
Dans le cadre de cet article, nous établirons les différentes étapes auxquelles vous devez penser afin que votre activité puisse se dérouler en toute légalité et sécurité. Les activités visées sont celles organisées sur la voie publique. Par facilité, nous utiliserons le terme générique "manifestation" pour désigner tant les rassemblements, que les cortèges ou encore les concerts.
En vertu du Code de la démocratie, la commune a notamment pour mission de faire respecter l’ordre public et la sécurité publique sur son territoire. Ceci explique pourquoi une autorisation est nécessaire pour organiser toute manifestation qui se déroulerait dans l’espace public.
Avant toute démarche, vous devez envoyer une demande au collège des bourgmestre et échevins que ce soit pour organiser une manifestation, un défilé, un concert en plein air.
Qu’entend-t-on par espace public ? Il s’agit de la voirie (trottoirs et rues), des parcs et jardins publics.
A partir de combien de personnes peut-on considérer qu’il y a manifestation exigeant une autorisation communale ? Il n’existe pas de définition précise de ce qu’est une manifestation. Il s’agit là d’une question d’appréciation. A priori, tout rassemblement ayant un caractère organisé doit s’entendre comme devant faire l’objet d’une procédure d’autorisation.
Pour connaître les démarches exactes à effectuer auprès de la commune et les délais de réponse, vous devez vous adresser directement à la commune concernée. En effet, la matière n’est pas réglementée de façon uniforme pour toute les communes. En principe, celles-ci ont adopté un règlement de police dans lequel vous trouverez toutes les informations concernant les détails de la demande : les délais (à titre indicatif entre dix jours et un mois), les mentions à préciser (un formulaire-type est parfois mis à disposition), les éventuelles annexes à joindre, etc.
Parmi les informations à transmettre à la commune, il y a la désignation des organisateurs. Ceux-ci peuvent être des personnes physiques, mais aussi des personnes morales. Dans ce dernier cas, vous devez veiller à ce que ce soit la personne compétente qui engage l’association (vérifiez dans les statuts ou, à défaut, dans une délibération du conseil d’administration). Il faut préciser les dates de début et de fin du rassemblement et le parcours le cas échéant, le nombre de participants attendus et les dispositions adoptées en matière de prévention et de sécurité.
Il est nécessaire de mentionner dans votre demande si certaines rues doivent être fermées à la circulation, si le stationnement doit être interdit dans certaines zones, etc. (si des lignes de bus doivent être déviés, il est nécessaire de prendre également contact avec la société de transport de votre région).
Dans tous les cas, les organisateurs prendront soin de contacter la commune suffisamment à l’avance pour s’assurer de son accord avant d’engager d’éventuelles dépenses.
La commune peut refuser d’accorder son autorisation à partir du moment où il existe un risque d’atteinte à l’ordre public ou à la sécurité publique. En cas de refus, il est possible d’introduire un recours devant le Conseil d’Etat. Toutefois, en cas d’urgence, il est préférable d’introduire un recours en référé (en urgence) devant le tribunal de première instance.
Enfin, il faut souligner que certaines communes imposent des obligations bien précises telles que celles de contracter une assurance RC, faire appel à un service d’ordre, à un service de nettoyage ou encore imposer des mesures de sécurité spécifiques (lutte contre l’incendie, sécurité des podiums, etc.). De même, elle peut assortir son autorisation de conditions spécifiques de façon à assurer le maintien de l’ordre public (par exemple, obligation de fermer la buvette ou de mettre fin au concert à une certaine heure).
En conclusion, il est nécessaire de remplir ces formalités auprès de la commune dès que le projet est en bonne voie, de façon à pouvoir anticiper un éventuel refus et, le cas échéant, modifier sa demande pour rencontrer les exigences de la commune. Enfin, il faut veiller à prévoir tous les postes spécifiques (assurance, mesure de sécurité, etc.) dans le budget.
La commune peut exiger qu’un service d’ordre soit mis en place. Pour ce faire, il faut se reporter au règlement général de police de la commune. L’organisateur peut faire appel aux bonnes volontés (la liste des personnes désignées sera transmise à la commune et à la police) ou, en cas d’exigence communale, à un service de gardiennage.
S’il s’agit d’une manifestation importante ou d’un concert conséquent, il peut être judicieux de prévoir un service de secours. Une collaboration avec la Croix-Rouge peut être envisagée.
La commune peut imposer l’obligation de veiller au nettoyage des lieux après la manifestation. Elle peut mettre son service de nettoyage à disposition. Les organisateurs doivent là encore se renseigner auprès des services communaux.
En principe, la commune se charge de transmettre l’information aux services de police. Toutefois, il arrive que le règlement général de police prévoie une déclaration spécifique.
Si vous souhaitez organiser un stand de vente de boissons sur la voie publique, en plus de la manifestation, il est nécessaire de le préciser à la commune et de faire la demande d’une ouverture de débit de boissons occasionnel. Elle vous délivrera une autorisation selon une procédure qu’elle fixe librement. Cette autorisation vaut pour la vente de boissons fermentées (bières, vins…) ou spiritueuses.
Pour rappel, la vente ou la distribution de boissons alcoolisées est interdite aux mineurs de moins de 16 ans.
Si durant la manifestation, vous décidez de diffuser de la musique, il sera nécessaire de verser une rémunération spécifique pour les auteurs musicaux et une rémunération dite équitable pour les interprètes et producteurs de musique.
Si vous décidez de diffuser de la musique lors de la manifestation ou de faire appel à un groupe de musiciens, vous devrez faire une déclaration préalable à la Sabam (généralement 10 jours avant la manifestation). Vous ne devez rien déclarer si les groupes dont la musique sera diffusée ou jouée "en live" ne sont pas enregistrés à la Sabam (pour le savoir, contacter la Sabam qui dispose d’une liste d’auteurs ou directement auprès du groupe de musiciens).
Les tarifs varient en fonction du type d’événements, de la superficie concernée, de la vente de boissons, du paiement éventuel d’un prix d’entrée, etc. Une fois la manifestation passée, vous disposez, en principe, de huit jours pour envoyer un relevé des œuvres diffusées. Pour de plus amples informations, consultez www.sabam.be et la liste des tarifs en vigueur.
La rémunération équitable n’est due à l’organisme compétent (à savoir la SIMIM) que si vous diffusez de la musique enregistrée. Elle n’est pas due si vous décidez de faire appel à un orchestre, à un groupe de musiciens "en live".
Il est nécessaire d’introduire une déclaration préalablement à la manifestation publique (au minimum cinq jours ouvrables) et le paiement doit avoir lieu avant l’activité. Le tarif applicable dépend du type d’activité, de la superficie du stand, de la présence ou non de boissons ou de repas, de l’aménagement ou non d’une piste de danse (pour une parade avec char, la rémunération équitable est due pour chaque char en fonction du nombre de haut-parleurs, etc.). Pour de plus amples informations, consultez www.requit.be et la liste des tarifs en vigueur.
Il est nécessaire de souscrire un contrat d’assurance spécifique qui couvrira la responsabilité civile de l’organisateur en cas de dommages survenus pendant la manifestation (assurance RC Organisation de manifestations diverses). Les personnes couvertes sont les organisateurs, les participants, les volontaires, etc. Pour rappel, une assurance couvrant au minimum les volontaires est obligatoire (loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires).
Que se passe-t-il si, durant la manifestation, il y a des débordements ?
Il faut distinguer deux situations :
Bien souvent, le règlement général de police prévoit l’obligation de souscrire une assurance spécifique. Cette assurance couvrira la responsabilité civile des organisateurs mais en aucun cas, leur responsabilité pénale (s’ils sont eux-mêmes les auteurs d’infractions). Même en l’absence de cette obligation, il est vivement conseillé de souscrire une assurance.
Que se passe-t-il si le rassemblement n’est pas autorisé, soit qu’il n’a pas fait l’objet d’une demande, soit que les organisateurs aient décidé de passer outre ? Il est vraisemblable que la police sur les lieux demande aux organisateurs de produire l’autorisation communale (ils ont donc l’obligation de l’avoir sur eux à tout moment). Si ceux-ci ne peuvent la présenter, la police sera autorisée à disperser les participants. En outre, les organisateurs risquent une amende fixée par le conseil communal.
Par ailleurs, ils risquent également une amende s’ils ne respectent pas les mentions spécifiques inscrites dans l’autorisation (par exemple, pour une manifestation ou un défilé, respecter le trajet décrit, les dates de début et de fin, etc.).
C.M.
Mise à jour de cette page sur www.coj.be le 8 mai 2008