Le délégué à la gestion journalière: pourquoi faire?

Introduction

Le présent article vient compléter l’analyse des modifications que la loi du 2 mai 2002 a introduites dans le droit des ASBL Nous allons étudier un point précis de la loi qui est la délégation de la gestion quotidienne de l’association. Il nous a semblé nécessaire de faire le point et d’approfondir ce qu’il fallait entendre par délégation de la gestion journalière et les conséquences pour l’association.

Le délégué à la gestion journalière est un organe: définition

Dorénavant les statuts prévoiront la possibilité de déléguer la gestion journalière soit à un administrateur (appelé l’administrateur délégué) soit à un tiers au conseil d’administration (appelé le délégué à la gestion journalière). La loi du 2 mai 2002 a en fait créé là un nouvel organe de l’association à côté de l’assemblée générale et du conseil d’administration. Cette qualité nouvelle d’organe (et non plus de mandataire) a des conséquences pratiques: les actes posés par l’organe de gestion journalière engagent directement l’ASBL tout comme les actes posés par le conseil d’administration (voyez notre article précédent sur la responsabilité des administrateurs). Toutefois, si l’acte en question dépasse le cadre de la gestion journalière, l’ASBL ne sera pas liée par celui-ci à moins d’une ratification ultérieure par le conseil d’administration. Seul le délégué à la gestion journalière sera lié par l’acte en question.

Par contre, l’organe ne doit jamais prouver aux tiers qu’il est compétent pour poser des actes de gestion journalière (il ne doit pas présenter de procuration spéciale ou de procès-verbal du conseil d’administration prouvant la délégation de pouvoirs). Il doit juste démontrer qu’il est bien la personne désignée pour agir en tant que délégué à la gestion journalière (il suffit de présenter une copie de l’acte de nomination publié aux annexes du Moniteur belge). Alors que le mandataire devra montrer sa procuration et l’extrait de procès-verbal du conseil d’administration prouvant qu’il exécute bien une décision qui a été prise par l’organe compétent.

Si la délégation de la gestion journalière n’est pas prévue dans les statuts, celle-ci reste néanmoins possible via un procès-verbal du conseil d’administration. Toutefois, dans ce cas de figure, le "délégué" n’est pas un organe de l’association mais un simple mandataire avec les conséquences que cela implique (voyez plus haut les nécessités de prouver l’objet précis de son mandat) et un champ d’action beaucoup plus restreint puisque par définition le mandataire ne fait qu’exécuter les décisions prises par le mandant (en l’occurrence le conseil d’administration) sans disposer d’un pouvoir de décision propre (contrairement à l’organe qui se voit attribuer un pouvoir de représentation vis-à-vis des tiers mais également un pouvoir de décision autonome).

Le reste de l’exposé ne concerne que le délégué à la gestion journalière en tant qu’organe de l’association (c’est-à-dire dont le poste a été prévu par les statuts).

Gestion journalière: définition

Le délégué à la gestion journalière, administrateur ou pas, se voit attribuer dans son champ de compétence la gestion journalière, mais finalement que recouvre cette notion?

On se rend vite compte qu’il n’existe nulle part dans la loi de définition. Il faut alors se reporter à la jurisprudence.
La Cour de cassation a défini la notion de gestion quotidienne comme le pouvoir d’accomplir des actes d’administration ne dépassant pas les besoins de la vie quotidienne de l’ASBL, ainsi que ceux qui, en raison de leur peu d’importance et la nécessité d’une prompte solution, ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration. Nous nous rendons compte que cette définition reste vague et, en cas de litige, seul le juge saisi de l’affaire sera compétent pour déterminer les actes qui relèvent effectivement de la gestion journalière.

Nous conseillons d’établir une liste des compétences du délégué à la gestion journalière sans que cette liste soit limitative (afin de ne pas restreindre son champ d’action). Cette liste pourrait apparaître dans le règlement d’ordre intérieur ou dans le procès-verbal de nomination du délégué et ce, afin de ne pas alourdir les statuts.

A titre d’exemple, voici quelques compétences relevant de la gestion journalière:

• gérer le personnel, contrôler le respect des horaires, contrôler la bonne exécution des tâches, aplanir les difficultés (entente des travailleurs, traitement éventuel des cas de harcèlement…);
• établir et signer tous les documents requis par la législation sociale (et se charger des relations avec le secrétariat social, l’administration de l’ORBEm ou du FOREm…);
• disposer de la signature sur les comptes de l’ASBL et effectuer toute opération financière (éventuellement prévoir un plafond);
• effectuer les achats (ou ventes) de bien meubles, de matériels et de marchandises courantes pour l’ASBL;
• se charger des dossiers de subventions et autres;
• conclure les contrats d’assurance obligatoires ou non;
• représenter l’ASBL dans ses rapports avec l’administration ou toute personne de droit privé (fournisseurs, imprimeurs…);
• déléguer des mandats divers en fonction des circonstances et des nécessités rencontrées;
• exécuter toute décision du conseil d’administration.

Publicité des actes relatifs à la nomination et à la cessation de fonction du délégué à la gestion journalière et implications

Les actes relatifs à la nomination et à la cessation de fonction du (ou des) délégué(s) à la gestion journalière doivent faire l’objet d’une publicité particulière: ils doivent être déposés dans le mois du changement¹ au greffe du tribunal de commerce.
Une fois ces actes déposés, le greffier se chargera d’en envoyer une copie pour publication aux annexes du Moniteur belge. Cette publication devra avoir lieu dans les trente jours du dépôt.
Les nominations ne sont opposables aux tiers qu’à partir de leur publication au Moniteur.

En revanche, les éventuelles restrictions au champ de compétence recouvert par la délégation journalière ne seront pas opposables aux tiers même si elles ont été publiées au Moniteur belge.
Cela signifie quoi exactement? Comme expliqué plus haut, il est possible d’énumérer les différentes tâches qui relèvent de la gestion journalière, cette énumération peut apparaître dans les statuts ou dans le règlement d’ordre intérieur ou encore dans un procès-verbal du conseil d’administration. Cette énumération aura pour conséquence de restreindre le champ d’action du délégué à la gestion journalière sur le plan interne. Toutefois, sur le plan externe, les éventuelles limitations ne seront pas opposables aux tiers. Ce qui signifie que le délégué, même s’il pose un acte en dehors de la liste établie, engage valablement l’association vis-à-vis des tiers tant que les actes qu’il pose relèvent de la gestion journalière. Sur le plan interne, il devra rendre des comptes au conseil d’administration puisqu’il aura dépassé les limites de son mandat.

En ce qui concerne la cessation de fonction du délégué à la gestion journalière, celle-ci doit également faire l’objet d’une publicité particulière. Elle sera déposée au greffe du tribunal de commerce dans le mois de la prise de décision et elle sera publiée aux annexes du Moniteur belge dans les 30 jours suivant le dépôt au greffe. Cette publicité a une importance particulière puisque le délégué sera déchargé de toute responsabilité vis-à-vis des tiers à partir de la publication de la cessation de fonction.

Enfin, que le délégué soit administrateur ou pas, il reste responsable devant le conseil d’administration qui, par ailleurs, ne peut pas se désintéresser de la gestion quotidienne de l’ASBL sous peine d’engager la responsabilité personnelle de ses membres. Le délégué doit régulièrement rendre des comptes devant le conseil d’administration.

Contenu des actes de nomination et de cessation de fonction

Les actes de nomination et de cessation de fonction doivent contenir les mentions suivantes:

• si le délégué à la gestion journalière est une personne physique: nom, prénoms, domicile, date et lieur de naissance;
• si le délégué à la gestion journalière est une personne morale: dénomination sociale, forme juridique, numéro de TVA et siège social;
• l’étendue des pouvoirs;
• la façon de les exercer (individuellement, conjointement ou collégialement).

Les mentions relatives à l’identité du délégué ne demandent pas de développements particuliers. Grâce à ces éléments, les tiers doivent être à même d’identifier précisément le délégué à la gestion journalière.

Pour ce qui est de l’étendue des pouvoirs, une mention assez générale suffit. Par exemple: "les actes de gestion journalière recouvrent l’exécution des lignes de conduite décidée en conseil d’administration et qui doivent être réalisés régulièrement pour assurer la bonne marche de l’association."
Comme expliqué plus haut, l’énumération complète des pouvoirs pourrait restreindre le champ d’action du délégué et l’empêcher de mener à bien sa mission. Néanmoins, cela reste possible.

Enfin, que signifie exactement l’expression "façon d’exercer les pouvoirs"? Si le conseil d’administration (ou directement les statuts) prévoit la nomination d’un seul délégué, celui-ci ne pourra exercer ses pouvoirs qu’individuellement. Mais si le conseil d’administration désigne plusieurs délégués à la gestion journalière, alors il devra préciser si ceux-ci agissent conjointement ou collégialement. Conjointement, cela signifie que les délégués doivent agir deux par deux pour poser un acte de gestion journalière. Collégialement, cela signifie que tous les délégués doivent agir ensemble pour poser un tel acte.

Voilà tracés en quelques lignes les éléments de droit importants relatifs à la gestion journalière que le conseil d’administration gardera à l’esprit lorsqu’il se penchera sur la révision des statuts en vue de la mise en conformité avec la nouvelle loi.

Catherine Merolla

1 Art. 3 § 2, A.R. du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des ASBL et fondations, M.B., 27 juin 2003.

Mise à jour de cette page sur www.coj.be le 8 mai 2008